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【 最新ニュース 】

🆕 欠席 / 遅刻 / 早退連絡フォーム(アップデート)


一般コース・コミュニティコースにも公開
(2022.11.07)

✅管理者

解説
「欠席/遅刻連絡」があった場合、担当者(担任・学年主任等)にはメール添付の「エクセルデータ」で届きます

※パソコンの場合「管理画面」ログイン「欠席 / 遅刻 / 早退」「連絡一覧」で確認できます

※子供が親に内緒で「欠席連絡」を出しても保護者に通知が届く設定もできます(中学・高校には便利な機能)

条件は
※「メール会員登録済み」で必ず氏名を登録していること
※「エクセルデータ」を開くスマホ(パソコン)環境があること



✅生徒・保護者

解説

方法1
学校が配信したメール本文末尾の「欠席遅刻早退 url」→「連絡フォーム」

方法2
保護者が、登録済みグループに空メールして
返信メール本文末尾の「欠席遅刻早退 url」→「連絡フォーム」

※「欠席遅刻早退 url」をスマホのブラウザに「お気に入り登録」しても
 「60日」で有効期限が終わりますので気を付けてください

条件は
※「メール会員登録済み」で必ず氏名を登録していること
※  スマホ(パソコン)環境であること




✅多目的に利用できます

解説
すべての「グループの管理者」は該当するグループのメール会員の「欠席/遅刻連絡」を受けることができます

※「PTA総会」「PTA役員会」などで「欠席/遅刻連絡」ことができます(コメントを集めることもできます)

※「部活動グループ」の場合、顧問は部員の「欠席/遅刻連絡」を受けることができます


※「電話連絡」「LINE連絡」の必要がなくなことで個人情報に関する問題点も解決できます




✅設定について


印刷できます
 
(マニュアル PDFデータ)





子供が親に内緒で「欠席連絡」を出しても保護者に通知が届く設定  (中学・高校には便利な機能)

 ・画像では生徒と保護者の関係は「学年」「クラス」「出席番号」が同一ということで繋がっています。
 ・メール会員登録する際に「本人」か「保護者」の選択ができます。

印刷できます (マニュアル PDFデータ)


表示するボタンを消す方法は 「ボタン表示名」 を 「空欄」 にしてください


 欠席連絡   遅刻連絡   早退連絡 




よくある質問

(質問)欠席遅刻早退連絡のURLは固定となるでしょうか?

(回答)配信するメール一通毎にランダムなURLになります。(URLは60日間有効です)



(質問)定時確認メールを受け取れる教職員は「1グループ 10名」ですか?

(回答)「1グループ 30名」まで登録出来ます

   運営・管理 > グループ情報 > [グループを選択]
   投稿可能アドレス(テストメールの宛先)の(▲▼マーク)をクリックしてください



(質問)直近よりも古いメールのURLは無効になりますか?

(回答)2か月前のメールのURLまで有効です。(URLは60日間有効です)


(質問)印刷物やWebページからURLにアクセスする方法は考えられますか?

(回答)固定URLでは、利用者はID,パスワードを入力して利用することになります。
    利用頻度の少ない欠席連絡のためにID,パスワードを覚えておくことは困難です。
    そのため、現在の方法を採用しています。

    利用者視点では学校から届いたメールから欠席連絡できる
    メールが見当たらない場合「空メール」すれば欠席連絡できる


(質問)

定時確認メールで、エクセルシートを複数に送る方法が知りたい

(回答)

Aさんに「1年生」の定時確認メールを送信する手順を例として解説します

 Aさんのすること

「1年生」に空メールし、メール会員に登録する

管理者のすること

1. メール会員のAさんに名前があることを確認
  メール会員情報 > メンテナンス > メール会員情報修正 > [1年生]を選択
  名前が空欄であれば、名前を登録する

2. 投稿可能アドレス にAさんを登録
  運営・管理 > グループ情報 > [1年生]を選択
  投稿可能アドレス(テストメールの宛先) に、Aさんのメールアドレスを登録

3. 定時確認メールの設定
  欠席/遅刻/早退 > 連絡設定 > [1年生]を選択
  定時確認メールのAさんにチェックを付け、更新する


(質問)

保護者のアドレス、生徒氏名、学年、クラス、出席番号の5つが連動しているので、このシステムが運用できると思っています。例えば、1年1組に2名の双子がいる場合や1年1組と3組に双子がいる場合の、保護者のアドレス、生徒氏名、学年、クラス、出席番号の5つは、どのようにしたら混乱なくうまくいくでしょうか。

(回答)

[制約]
1グループに同じメールアドレスを複数登録出来ません。

[運用例]
生徒,保護者とも欠席連絡をする。

保護者が双子(子1,子2)の欠席連絡する場合2つのメールアドレスが必要です。
用意した2つのメールアドレスを、子1用,子2用に使い分けることで対応します。
例1 自身のスマホのメールアドレス(子1保護者用)とPCのメールアドレス(子2保護者用)
例2 父のメールアドレス(子1保護者用),母のメールアドレス(子2保護者用)を使う
例3 yahoo,gmail,icloudなどのフリーメールアドレスを用意する

メール会員登録時に「続柄」を必須にすることで、欠席連絡した方を把握できます。
参考 https://www.39mail.com/2018/12/K014.html

動作を理解するために、差し支えのないグループで一通り操作してみてください。

手順1.
メール会員情報 > 設定 > 会員登録フォーム を設定する
「続柄」欄を設ける

手順2.
メール会員登録してみる。(添付参照)

手順3.
欠席/遅刻/早退 > 連絡設定 連絡受付を[受付]に設定する

手順4.
欠席連絡してみる

手順5.
欠席/遅刻/早退 > 連絡一覧 を確認する


(質問)

"欠席/遅刻/早退" 機能の"定時確認メール"の機能を使いたいのですが
[運営・管理] > [グループ情報] > [投稿可能アドレス]に氏名が表示されません。


(回答)

 (例) Aさんに、「1年生」の定時確認メールを送信する手順 

【 Aさんのすること】

「1年生」に空メールし、メール会員に登録する

【管理者のすること】

1. メール会員のAさんに名前があることを確認

メール会員情報 > メンテナンス > メール会員情報修正 > [1年生]を選択
名前が空欄であれば、名前を登録する

2. 投稿可能アドレス にAさんを登録

運営・管理 > グループ情報 > [1年生]を選択
投稿可能アドレス(テストメールの宛先)  に、Aさんのメールアドレスを登録

3. 定時確認メールの設定

欠席/遅刻/早退 > 連絡設定 > [1年生]を選択
定時確認メールのAさんにチェックを付ける


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